ဒီနေ့ခေတ်ကြီးမှာ လူချင်းဆက်သွယ်ပြောဆိုကြတဲ့အခါ အသုံးပြုနိုင်တဲ့ လမ်းကြောင်းမျိုးစုံ ရှိကြတာမို့ အီးမေးလ်ကို အချင်းချင်းပြောတာမျိုးထက်၊ စီးပွားရေး လုပ်ငန်းတွေအတွက် အဆက်သွယ်လုပ်ကြတဲ့အခါမှာ၊ အလုပ်လျှောက်ကြရာမှာ မှတ်တမ်းအနေနဲ့ အသုံးပြုကြတာ များပါတယ်။ ကိုယ်ပိုင်လုပ်ငန်းနာမည်နဲ့ အီးမေးလ်အကောင့် ရှိဖို့ လိုအပ်သလိုပဲ၊ အဲဒါကို ဘယ်လို အသုံးချမလဲ ဆိုတာကလည်း အရေးပါပါတယ်။ ကိုယ့်လုပ်ငန်းရဲ့ ပုံရိပ်ကို မြှင့်တင်ပေးနိုင်တဲ့ ပရော်ဖက်ရှင်နယ်ကျကျ အီးမေးလ်တစ်စောင်မှာ ပါသင့်တဲ့ အခြေခံအချက်တွေကို ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။
ရှင်းလင်းတိုတောင်းတဲ့ Subject ကို ရွေးချယ်ပါ
အကြောင်းအရာကို တိုက်ရိုက်ကိုယ်စားပြုမယ့် အရာကို အတိုဆုံး ရွေးချယ်ပါ။ Subject က နောက်ပိုင်း အီးမေးလ်ပြန်ကြည့်ရာမှာ အသုံးဝင်တာကြောင့် ရှင်းလင်းပြီး တိုက်ရိုက်ဆန်ဖို့ အရေးကြီးပါတယ်။ ဒီနေရာမှာ ယဥ်ကျေးဖွဲ့နွဲ့စရာ မလိုပါဘူး။
နာမည်ကို ပထမဆုံး ညွှန်းဆိုပါ
နာမည်မရေးဘဲ အကြောင်းအရာ ဒဲ့ရေးတဲ့ အီးမေးလ်တွေ အများကြီး ရဘူးတယ်။ အတော်ရုပ်ဆိုးပါတယ်။ နိုင်ငံခြားသား တွေ ဆို ရိုင်းပျတယ်လို့တောင် ခံစားကြလေ့ရှိတယ်။ အဲဒါကို ဗမာလိုရေးရတာ နည်းနည်း အခက်အခဲ ရှိကြပါလိမ့်မယ်။ အင်္ဂလိပ်လိုမှာက Dear Thuta တို့ Hi Thuta တို့လို အရှေ့က စကားလုံး ခံရေးကြပေမယ့် ဗမာလိုမှာတော့ အဲဒါတွေ ထည့်ရတာ တမျိုးကြီးပါပဲ။ သို့ ကိုသုတ ဆိုတာကြတော့လည်း ခေတ်မမီဘူး။ ဒီတော့ နာမည်ကို ဦး၊ ဒေါ်၊ ကို၊ မ သင့်တော်သလိုတွဲပြီး တိုက်ရိုက် ရေးတာမျိုး လုပ်သင့်တယ်။ ရင်းနှီးသူကို ပို့တာဆိုရင်တော့ သုတရေ.. ဆိုပြီး အသံဆွဲလေးနဲ့ပေါ့။ တခြားပိုကောင်းတဲ့ အသုံးနှုန်းတွေ ရှိရင်လည်း သုံးနိုင်ပါတယ်။ အဓိကက ကိုယ်ရေးမယ့် အကြောင်းအရာမတိုင်ခင်မှာ နာမည်ထည့်ရေးတာမျိုးက အီးမေးလ်မှာဆိုရင် ကောင်းမွန်ယဥ်ကျေးတဲ့ အလေ့အကျင့်ဖြစ်ပါတယ်။
စာပိုဒ်ခွဲပြီးရေးပါ
အကြောင်းရာ အရှည်ကြီးကို တောက်လျောက်ရေးထားတဲ့ အီးမေးလ်တွေဟာ ဖတ်ရခက်ပါတယ်။ အထူးသဖြင့် လုပ်ငန်းဆိုင်ရာ အချက်အလက်တွေ ပါတဲ့ အီးမေးလ်မျိုးဆိုရင် တဆက်ထဲရေးထားရင် မရှင်းလင်းတော့သလိုကို ခံစားရတယ်။ ဒါကြောင့် စာပိုဒ်ခွဲရေးပေးတာဟာ ကိုယ်ပြောချင်တဲ့ အကြောင်းအရာကို တဖက်က လွယ်လွယ်ကူကူ နားလည်ဖို့ အများကြီး အထောက်ကူပြုပါတယ်။ လုပ်ငန်းလုပ်ကိုင်ရာမှာ တစ်ဖက်က ကိုယ့်ဆိုလိုရင်းကို နားလည်ဖို့ အရေးကြီးတာကြောင့် စာပိုဒ်ခွဲရေးတာဟာ လက်တွေ့မှာ အများကြီး အသုံးဝင်ပါတယ်။
လက်မှတ်ထိုးပါ (Email Signature)
စာဆုံးသွားတဲ့ အခါမှာ ကိုယ့်နာမည်ကို ရေးပါလို့ ဆိုလိုတာပါ။ အကြောင်းရာ တစ်ခုထဲ ပါတဲ့ စာတွေဟာ အင်မတန် ကြည့်ရရုပ်ဆိုးပါတယ်။ အဆုံးသတ်မှာ ကျေးဇူးတင်ပါတယ် ဆိုတဲ့ စာနဲ့ နာမည်ကို ရေးပေးတာက အီးမေးလ် ယဥ်ကျေးမှု တစ်ခုပါပဲ။
အမှန်တော့ အဲဒီနေရာကို လုပ်ငန်းကြော်ငြာတစ်ခုလို အသုံးပြုလို့တောင် ရပါတယ်။ မိမိနာမည်အောက်မှာ ကုမ္ပဏီ လိုဂိို၊ ဆက်သွယ်ရမယ့် လိပ်စာ ဖုန်းနံပါတ်တွေ ထည့်ပေးထားခြင်းအားဖြင့် တဖက်ကို လုပ်ငန်းမိတ်ဆက် သဘောမျိုး ဖြစ်စေပါတယ်။ ဖုန်းခေါ်ဖို့ ဖြစ်ဖြစ်၊ ရုံးခန်းကို လာဖို့ကိစ္စပဲဖြစ်ဖြစ် လိုအပ်လာတဲ့အခါမှာ လူတွေဟာ ရေးထားတဲ့ အီးမေးလ်အောက်က လိပ်စာဖုန်းနံပါတ်တွေကို သွားရှာတတ်တာက ဒီနေ့လုပ်ငန်းလုပ်နေကြသူတွေ လုပ်တတ်ကြတဲ့ အပြုမူတစ်ခုပါပဲ။
သပ်သပ်ရပ်ရပ်နဲ့ Email signature တွေ လိုချင်တယ်ဆိုရင်တော့ ဒီနေရာမှာ အခမဲ့ ရယူနိုင်ပါတယ်။ Singature ထည့်ပုံထည့်နည်း အဆင့်ဆင့်နဲ့ လှပတဲ့ Singature template မျိုးစုံကို copy paste လုပ်ရုံပါပဲ။
Send မနှိပ်ခင် တစ်ခေါက်ပြန်ကြည့်တဲ့ အလေ့အကျင့် စွဲနေပါစေ။
စာလုံးပေါင်း အမှားတွေ။ auto ပေါ်လာတတ်တဲ့ စနစ်တွေကြောင့် Email လိပ်စာ မှားရွေးထားလို့ မပို့ရမယ့်သူဆီ ရောက်သွားတာတွေ။ Attach file ကြည့်ပါဆိုပြီး attach မလုပ်မိဘဲ ပို့လိုက်မိတာတွေ။ ဒါတွေအားလုံးဟာ အီးမေးလ်အသုံးပြုသူတွေ မလွဲမသွေ ကြုံရလေ့ ရှိတဲ့ အဖြစ်ပျက်တွေပါပဲ။ အခန့်မသင့်ရင် မလိုအပ်သူဆီ ပို့မိသွားလို့ အင်မတန် ခေါင်းကျိမ်းရတတ်တဲ့ ကိစ္စမျိုးတွေပေါ့။ ဒါကြောင့် Send မနှိပ်ခင် ခဏရပ်ပြီး Email address ကနေ signature အဆုံး တစ်ခေါက် ပြန်ကြည့်တဲ့ အလေ့အကျင့်ဟာ မဖြစ်မနေ ရှိသင့်ပါတယ်။
ဖြစ်နိုင်ရင် ကိုယ်ပိုင်လုပ်ငန်းနာမည်နဲ့ အီးမေးလ်အကောင့်ကို အသုံးပြုပါ။
ဒါကတော့ လုပ်ငန်းအီးမေးလ်တွေ အတွက်ပါ။ အလုပ်လျှောက်သူတွေ၊ တခြားကိုယ်ရေးကိုယ်တာ သုံးသူတွေအတွက် မလိုအပ်ပါဘူး။ စီးပွားရေးကိစ္စတွေမှာ ကိုယ်ပိုင်နာမည်နဲ့ အီးမေးလ်အသုံးပြုတာဟာ ကိုယ့်လုပ်ငန်းရဲ့ ပုံရိပ်ကို အများကြီး အကျိုးရှိစေပါတယ်။ Visiting card တွေ ဘာတွေရဲ့ အီးမေးလ်လိပ်စာဟာ ကိုယ်ပိုင်နာမည်နဲ့ အီးမေးလ်လိပ်စာ တစ်ခု ဖြစ်နေသင့်ပါတယ်။ ခုခေတ်မှာ အဲလိုအီးမေးလ်အကောင့်တစ်ခု ရယူဖို့ဆိုတာလည်း ခက်တဲ့ ကိစ္စမဟုတ်သလို၊ အကုန်အကျ များတဲ့ ကိစ္စတစ်ခုလည်း မဟုတ်တော့ပါဘူး။ တကယ်လို့ ကိုယ့်လုပ်ငန်းဟာ အီးမေးလ်အသုံးပြု အလုပ်လုပ်ရတဲ့ ကိစ္စတွေ အတန်အသင့် ရှိတယ်ဆိုရင်တောင် ကိုယ်ပိုင်လုပ်ငန်းနာမည်နဲ့ email account ကို အသုံးပြုတာဟာ လုပ်ငန်းအတွက် အများကြီး အကျိုးရှိပါလိမ့်မယ်။
သုတ
၅ စက်တင်ဘာ ၂၀၂၁